Сколько на самом деле стоит один сотрудник в штате: расчёт полной стоимости

Когда бизнес планирует расширение команды и считает бюджет на новую позицию, чаще всего в расчёт идёт зарплата — сумма, которую сотрудник получит на руки, умноженная на число месяцев. Реальная стоимость этого человека для компании оказывается значительно выше, и разница может достигать десятков процентов.

Причина простая: расходы на персонал в штате распределены по трём уровням. Явные — те, что видны в расчётном листке. Полу-явные — обязательные расходы работодателя, которые не отражаются в зарплате сотрудника. Скрытые — те, что сложно посчитать заранее, но они всегда возникают.

Уровень 1. Явные расходы

Это то, что попадает в расчётный листок сотрудника: сумма на руки плюс налоги и социальные платежи, удерживаемые с его дохода.

• Индивидуальный подоходный налог (ИПН) — по прогрессивной ставке.
• Обязательные пенсионные взносы работника (ОПВ).
• Взносы на обязательное социальное медицинское страхование (ВОСМС) с работника.

С точки зрения работодателя это только «видимая» часть. Формально всё это удерживается из брутто-дохода сотрудника, но фактически формирует его требования к сумме на руки — а значит, влияет на итоговый ФОТ.

Уровень 2. Полу-явные расходы работодателя

Обязательные платежи, которые компания несёт сверх зарплаты сотрудника — их сотрудник не видит, но они закладываются в стоимость персонала.

• Социальный налог.
• Обязательные пенсионные взносы работодателя (ОПВР) — с 2026 года ставка увеличена.
• Социальные отчисления (СО).
• Отчисления на обязательное социальное медицинское страхование работодателя (ООСМС).

По совокупности эти платежи добавляют к зарплатной части заметный процент. Точная величина зависит от режима налогообложения компании, размера дохода сотрудника, применяемых вычетов и категории работника. Расчёт для конкретной вакансии всегда индивидуальный — но общее правило: сотрудник в штате обходится существенно дороже своей зарплаты «на руки».

Уровень 3. Скрытые расходы

Самая недооценённая часть стоимости. Именно здесь бизнес обычно теряет — потому что эти расходы не попадают в бюджет вакансии на этапе планирования.

Подбор и адаптация

Публикация вакансии, работа рекрутера (внутреннего или внешнего), интервью, оффер, вход в должность. Первые два-три месяца после выхода сотрудник обычно работает на 40–60% продуктивности — фактически бизнес платит полную зарплату за неполный результат.

Отпускные, больничные, простой ФОТ

Ежегодный трудовой отпуск с сохранением средней зарплаты, оплачиваемые больничные, компенсации при особых условиях труда. Плюс период, когда работа для сотрудника отсутствует, но зарплату платить обязаны — оплаченный простой.

Текучесть и повторный найм

Каждый ушедший сотрудник — это повторный цикл подбора и адаптации. По линейным ролям текучесть в первые полгода часто достигает 30–50%. По каждой ушедшей позиции бизнес заново проходит все затраты уровня 3.

Замены при невыходах

Если позиция критична, отсутствие сотрудника надо чем-то закрывать — либо переработками других (с оплатой), либо срочными подрядчиками (обычно дороже).

Инфраструктура рабочего места

Оборудование, униформа, лицензии на программы, средства индивидуальной защиты, амортизация помещения, коммунальные расходы в расчёте на человека.

Административная нагрузка

Работа кадровой службы и бухгалтерии, ведение табелей, расчёт зарплат, оформление больничных и отпусков, взаимодействие с проверяющими органами, подготовка отчётности. По отдельной позиции это может показаться незначительным, но при десятках сотрудников — заметная часть внутренних затрат.

Как аутсорсинг меняет структуру расходов

При работе через аутсорсинг персонала схема принципиально другая. Заказчик платит одну ставку — за фактически отработанные часы или за закрытые смены. В эту ставку заложены и зарплата, и налоги, и администрирование, и работа координатора, и резерв на замены.

Что уходит из бюджета компании:

• Уровень 1 и уровень 2 — переходят к провайдеру, оплачиваются одной суммой в составе ставки.
• Расходы на подбор и адаптацию — на провайдере.
• Простой ФОТ — не возникает, платите только за отработанные часы.
• Замены при невыходах — из резерва провайдера, без дополнительной оплаты сверх обычной ставки.
• Административная нагрузка — сокращается: один договор, один счёт, один пакет закрывающих документов в месяц.

Похожий эффект даёт аутстаффинг — с той разницей, что операционное управление остаётся у заказчика. Модель хороша, когда сотрудники уже есть и главная задача — снять налоговую и административную нагрузку.

Что стоит посчитать перед решением

Простая проверка перед выбором между штатом и внешним провайдером — три вопроса.

1. Сколько на самом деле стоит одна позиция сейчас? Не «зарплата на руки», а полная сумма — включая все три уровня. Обычно результат удивляет.

2. Какая у этой позиции загрузка? Если сотрудник загружен 100% времени — штатное оформление обычно выгоднее. Если 50–70% с провалами и пиками — платить за постоянный ФОТ невыгодно.

3. Какая текучесть по этой позиции? Если позиция стабильная — штат хорош. Если текучесть высокая (сезонные, линейные роли, ритейл) — каждый повторный цикл найма съедает выгоду от штатного оформления.

Ответы на эти три вопроса обычно показывают, где штат экономически оправдан, а где выгоднее внешняя модель. По массовым и переменным нагрузкам аутсорсинг обычно снижает совокупные расходы на персонал заметно — за счёт снятия скрытых и полу-явных затрат.

Что делать дальше

Если задача — понять, сколько именно бизнес сэкономит на переходе к внешней модели по конкретной позиции или пулу вакансий, мы поможем собрать расчёт на бесплатной консультации. Разберём вашу структуру расходов и покажем сравнение с моделью аутсорсинга или аутстаффинга через самозанятость в цифрах.