Аутсорсинг складского персонала: как обеспечить работу склада при нестабильной нагрузке

Склад может работать по стабильному графику, но нагрузка внутри него редко бывает одинаковой каждый день. Поступление крупных партий, отгрузки, акции и сезонные пики меняют объём задач. Если численность команды рассчитана только на среднюю загрузку, в напряжённые периоды возникают очереди операций, переработки и риск задержек.

Увеличение постоянного штата не всегда решает проблему: после пика потребность в людях может снизиться, а расходы на содержание команды останутся. Поэтому бизнес рассматривает аутсорсинг складского персонала как один из способов организовать работу при переменной загрузке.

Почему складу не хватает сотрудников даже при укомплектованном штате

Проблема не обязательно связана с общим количеством работников. Чаще имеет значение совпадение численности, квалификации и графика с реальным объёмом операций.

1. Пиковые отгрузки

В отдельные дни требуется больше людей на комплектацию, упаковку и перемещение товаров. Если численность рассчитана на среднюю нагрузку, часть операций может задерживаться.

2. Невыходы сотрудников

Отсутствие нескольких работников нарушает распределение задач внутри смены. Особенно заметно это на участках, где операции зависят друг от друга.

3. Неравномерная загрузка участков

В одной зоне склада возникает очередь, пока другая работает с меньшей интенсивностью. Простое увеличение общей численности не устраняет такой дисбаланс.

4. Время на подбор и адаптацию

Новым сотрудникам необходимо освоить правила объекта, требования безопасности и порядок выполнения операций. Поэтому привлечение дополнительного персонала требует предварительной организации.

Какие складские работы можно передать на аутсорсинг

Состав работ зависит от устройства склада, технологии обработки товаров и требований к квалификации. Для типовых операций могут привлекаться:

• Комплектовщики — сбор заказов по заданиям, проверка позиций и подготовка товаров к дальнейшей обработке.
• Упаковщики — упаковка и подготовка продукции к отгрузке в соответствии с инструкциями.
• Грузчики — погрузочно-разгрузочные работы и перемещение товаров в пределах согласованных задач.
• Разнорабочие — сортировка, перемещение и другие вспомогательные складские операции.
• Другие складские специалисты — при наличии необходимой квалификации и согласованного перечня функций.

Работы с техникой, опасными грузами или специальными условиями требуют отдельной проверки подготовки, допусков и требований безопасности. Функции кладовщиков и работников с материальной ответственностью также необходимо согласовывать отдельно.

Как рассчитать потребность в складском персонале

Чтобы определить количество работников, начните с объёма операций и нормативной производительности. Для каждого участка нужно установить план на смену, среднее время выполнения операции и доступное продуктивное время сотрудника.

Шаг 1. Определите объём работ

Например, количество заказов на комплектацию, единиц товара для обработки или операций перемещения за смену.

Шаг 2. Рассчитайте трудоёмкость

Умножьте объём операций на среднее время выполнения одной операции. Используйте показатели своего склада: производительность зависит от ассортимента, оборудования, расстояний и организации процессов.

Шаг 3. Определите численность

Разделите общую трудоёмкость на доступное продуктивное время одного работника за смену.

После базового расчёта необходимо учесть перерывы, обучение, возможные невыходы и резерв. Потребность для разных участков рассчитывают отдельно: работники не всегда могут переключаться между операциями без дополнительной подготовки.

Собственный штат или складской аутсорсинг: что сравнивать

Сравнение только оклада штатного работника со ставкой подрядчика не показывает полную экономику. Важно оценить стоимость обеспечения необходимого объёма работ, включая организационные расходы.

• Подбор и замены. При собственном штате их организует работодатель. При аутсорсинге распределение обязанностей зависит от договора.
• Оформление и расчёты. Внутренние кадровые процессы могут быть заменены или дополнены услугами провайдера в пределах согласованной модели.
• Контроль смен. Необходимо определить, кто ведёт учёт выходов, фиксирует отклонения и координирует персонал.
• Изменение численности. Возможность оперативно увеличить или сократить команду зависит от доступности работников и условий сотрудничества.
• Стоимость. Сравнивать следует совокупные расходы, а не только цену одного часа работы.

Подробно структура затрат разобрана в нашей статье «Сколько на самом деле стоит один сотрудник в штате».

Что проверить при выборе аутсорсинговой компании для склада

До заключения договора важно определить не только стоимость, но и механизм организации работы.

• Состав операций. Какие работы выполняет привлечённая команда, а какие остаются у сотрудников заказчика?
• Плановая численность. Как рассчитывается количество работников по сменам и кто подтверждает изменения?
• Подготовка персонала. Кто организует инструктаж и проверяет необходимые допуски?
• Контроль выходов. Кто ведёт табель, фиксирует опоздания и сообщает о невыходах?
• Замены. Как согласуются сроки замены и что происходит при отсутствии доступного резерва?
• Качество работ. Какие показатели используются для оценки выполнения операций?
• Условия оплаты. Оплачиваются часы, смены, объём операций или согласованный результат?

Ответственность сторон, требования безопасности, доступ на объект, сохранность имущества и документооборот следует закреплять в договоре с учётом фактической модели сотрудничества.

Когда собственный штат может быть выгоднее

Аутсорсинг не является универсальным решением. Если нагрузка стабильна, операции требуют длительной подготовки или сотрудник выполняет критически важные функции, собственная команда может оказаться более подходящей моделью.

На практике возможен смешанный подход: ключевые роли остаются внутри компании, а переменную часть складских работ обеспечивает дополнительная команда.

Если задача заключается в найме большого количества работников непосредственно в штат, полезно изучить материал о массовом подборе персонала и расчёте воронки.

Если требуется разобраться в распределении функций между заказчиком и провайдером, прочитайте сравнение аутсорсинга и аутстаффинга.

Как WEFIND помогает решать задачи по складскому персоналу

WEFIND Solutions работает с задачами бизнеса по обеспечению персоналом, в том числе в складской и логистической сфере. В рамках аутсорсинга персонала могут согласовываться поиск и вывод работников, координация смен, табелирование, документооборот и организация замен.

Конкретный объём услуг, численность команды, график и условия запуска определяются под задачи заказчика.

Что делать дальше

Для предварительного расчёта подготовьте информацию об объекте, категориях работников, графике смен, плановом объёме операций и периодах максимальной нагрузки. Это поможет определить необходимую численность и выбрать подходящую модель организации работ.